Online-Eventplanung – In 8 Schritten zur professionellen Veranstaltung!

Die Virenkrankheit COVID-19 hat keine Branche so hart getroffen wie die Veranstaltungsbranche. Großveranstaltungen wurden für die gesellschaftliche Gesundheit abgesagt und Teilnehmerzahlen deutlich begrenzt. Doch schnell haben wir gemerkt, dass auch virtuelle Lösungen für viele Unternehmen eine langfristige Alternative darbieten. In diesem Beitrag geben wir dir ein Leitfaden, wie du als Start-up-Gründer*in dein Online Event in acht Schritten professionell organisieren, planen und durchführen kannst!

Hub-Learnings about Online Events

Als Supporter der Bonner Start-up-Szene bieten wir zum einen Gründer-Events und Workshops exklusiv für unsere Start-ups aus unserem Accelerator Programm und zum anderen öffentliche Präsenzveranstaltungen und Meetups für alle Gründer*innen und Gründungswillige aus ganz NRW. Aufgrund der Corona-Pandemie mussten auch wir unsere Veranstaltungen absagen und nach Alternativen suchen.

Schnell haben wir damals als Hub-Team unsere wöchentlichen Workshops für unsere Start-ups aus unseren Homeoffices aus, in digitale Formate umgewandelt. Weiterhin haben wir neue Eventformate, wie das Speed Testing, Online Yoga Sessions maßgeschneidert für die Heimarbeit und den Online Demo Day ins Leben gerufen. Somit haben wir als Befürworter und Unterstützer der digitalen Gründerszene langfristige und virtuelle Lösungen gefunden.

In eigener Sache: Wir bieten weiterhin Online Events, aber auch Hybridveranstaltungen für junge Gründer*innen und Gründungsinteressierte! Falls Ihr Zeit und Lust habt, dann schaut doch mal in unserem Eventkalender nach. Dort gibt es all unsere Online Veranstaltungen und auch weitere interessante gründungsrelevanten Veranstaltungen aus ganz NRW! Mit diesen virtuellen Veranstaltungen haben wir als Hub-Team eine Menge an Learnings gewonnen und möchten diese in einem Beitrag zusammenfassen und mit Euch liebe Start-ups teilen. Viel Spaß!

Schritt #1: Definiert Euer Ziel und Eure Zielgruppe des Events!

Starten wir auch schon mit Schritt Nummer 1. Um eine virtuelle Veranstaltung erfolgreich über die Bühne bringen zu können, sollten vorab folgende wichtige Fragen geklärt werden: Was möchte ich mit dieser Veranstaltung erreichen? Was ist mein Ziel? Wer ist meine Zielgruppe? Anschließend sollte auch eine grobe Teilnehmerzahl bestimmt werden. Denn somit können schlechte Überraschungen vermieden und eine gezielte Planung bzw. Organisation der Anmeldungen vorgenommen werden. Hat man diese Fragen erfolgreich beantwortet geht es nun um die organisatorischen Dinge und um das Konzept der virtuellen Veranstaltung. Wichtige Entscheidungen wie Datum, Uhrzeit und Länge sollten am besten mit interner Absprache festgelegt werden. Weiterhin sollte das Konzept, Eventfokus (Thema), grober Ablauf, die Auswahl der Referenten und ggf. Moderatoren geplant werden. Unser Tipp ist es, alle wichtigen Informationen, Doings, Todos und Ideen zu dokumentieren und am besten Online Planungstools wie Trello einzusetzen.

Schritt #2: Startet rechtzeitig mit der Suchen nach Referenten und Moderatoren!

Wie bereits oben angerissen, sollte die Auswahl der Referenten und Moderatoren bereits im ersten Schritt bzw. direkt in der Entscheidungsphase, ob und wie ein Event stattfindet wird, getroffen werden. Denn die Suche nach einer passenden Person und auch die Verfügbarkeit kann sehr zeitaufwendig werden. Außerdem ist ein Terminkalender solcher Personen mit anderen Veranstaltungen relativ schnell vergeben -ja, auch in der Corona-Zeit- und eine Einigung auf einen gemeinsamen Nenner kann somit schwierig werden. Hat man keinen geeigneten Referenten gefunden, kann es im schlimmsten Fall dazu führen, dass die Veranstaltung abgesagt werden muss.

Schritt #3: Bewirbt Eure Veranstaltung rechtzeitig und verschickt Einladungen!

Hat man nun alle organisatorischen Dinge wie Konzept, Datum, Uhrzeit, Ablauf, Thema, Referenten und Moderatoren separat, geht es um die Ankündigung des Events. Im ersten Schritt sollten alle vorhandenen Kontakte, sprich die eigene Community informiert bzw. eingeladen werden. Hier eignet sich ein Newsletter mit allen wichtigen Informationen rund um die Veranstaltung sehr gut. Anschließend können Social Media und andere Kanäle eingesetzt werden. Die Bewerbung des Events sollte sowohl textlich als auch gestalterisch zum Konzept passen und die jeweilige Zielgruppe ansprechen! Um die Registrierungen tracken und Tickets verkaufen zu können, bieten sich Plattformen wie eventbrite sehr gut an. Dort kann ein Unternehmerprofil erstellt und alle Online Events beworben werden. Als Hub-Team setzen wir für unser Ticketing eventbrite mit vollster Zufriedenheit ein. Weiterhin kann das geplante Event auf der eigenen Seite in Form eines Popups oder direkt auf der Startseite platziert werden.

Nicht zu vergessen ist der rechtzeitige Versand der Zugangsdaten und Informationen zur Einwahl und Teilnahme nach der Registrierung. Dies kann ganz leicht mit einer automatisierten E-Mail erfolgen!

Schritt #4: Wähle die richtige Streaming-Plattform!

Kommen wir nun zu Schritt Nummer vier: Die Auswahl der Tools. Es gibt heutzutage eine riesen Auswahl an nützlichen Tools. Wir als DIGITALHUB.DE benutzen für unsere Online Veranstaltungen den Klassiker Zoom Premium und sind damit relativ zufrieden. Wir möchten Euch aber weitere bewehrte Tools auflisten: GoToWebinar, Microsoft Teams, Skype for Business, Webcasting, VOXR GoVirtual, edudip next, Facebook Live, Cisco Webex Meetings, Circuit, Clickmeeting, Adobe Connect, Google Hangouts, GoToMeeting, teambits:interactive, Join.me, Teamviewer, BlueJeans Meetings und und und.

Falls Ihr Lust habt detailliert über diese und weitere Tools zu lesen, dann schaut bei Xing Events vorbei, dort sind mehrere Tools mit näheren Beschreibungen aufgelistet. Fazit: Es ist am Ende Euch überlassen, welches Tool für Euch am besten passt und Ihr zurechtkommt!

Schritt #5: Probt den Ablauf -wenn auch grob- mit allen Beteiligten einmal durch!

Der wichtigste Schritt einer einwandfreien virtuellen Veranstaltung ist es 1-2 Probedurchläufe mit allen Beteiligungen zu machen. Somit können Veranstaltungstechnik wie Ton, Einstellungen, Präsentation oder virtueller Hintergrund erprobt und entstehende Probleme vorzeitig behoben werden. Außerdem können eventuelle Fragen mit Referenten und Moderatoren geklärt und die Dauer der Veranstaltung besser eingeplant werden. Unser Tipp ist es das sogenannte „Generalprobe-Event“ mindestens eine Woche vorher durchzuführen.

Schritt #6: Seid am Tag des Events schon eine Stunde vorher online und einsatzbereit!

Selbst wenn alles in der Generalprobe einwandfrei läuft, kann am Tag der Veranstaltung einiges schieflaufen. Falls das Internet vor der Veranstaltung nicht wie gewohnt mitspielt, ist es ratsam eine Alternative, wie ein Café mit Internet oder das W-Lan der Nachbar griffbereit zu haben. Weiterhin kann es sein, dass ein Mitarbeiter*in oder sogar der Referent bzw. Moderator genau an dem Tag erkrankt und nicht teilnehmen kann. Diese Situationen sind menschlich und sind nicht auszuschließen. Deshalb raten wir immer auf ein Worst-Case-Szenario vorbereitet zu sein und die Situation professionell zu lösen.

Schritt #7: Kündigt Euren Teilnehmer*innen Eure nächsten Events an!

Es gibt nichts Besseres als am Ende einer Veranstaltung eine weitere Veranstaltung anzukündigen. Wem eine Veranstaltung gefällt, möchte beim nächsten Mal auch dabei sein und natürlich auch andersrum. Aus diesem Grund solltet Ihr am besten eine Follow-up-Mail verschicken und über zukünftige Veranstaltungen informieren. Außerdem kann es auch recht sinnvoll sein, Feedback der Teilnehmer*innen einzusammeln. Somit kann das Event besser optimiert werden.

Schritt #8: Entscheidet im Nachhinein ob ein zweites Event sinnvoll ist!

Erst nach der Veranstaltung und konstruktiver Kritik bzw. Feedback der Teilnehmer*innen kann entschieden werden, ob ein Event alle gesetzten Ziele und Zielpersonen erreicht hat. Weiterhin ist der Zeit- und Budget-Check innerhalb des Teams äußerst empfehlenswert. Ist die Nachfrage hoch, alle Teilnehmenden innerhalb der Zielgruppe und können nützliche Leads generiert werden, so ist die Fortführung der Veranstaltung sinnvoll. Aber ist die Nachfrage sehr gering und die Zielgruppe nicht am Start, so lohnt sich das Event nicht und muss entweder optimiert oder sogar aufgegeben werden.

Falls Ihr Fragen zur Eventplanung habt oder als Coach oder Mentor bei unseren Veranstaltungen präsent sein wollt, dann kontaktiert gerne unsere Event- und Programm-Koordinatorin Olivia Lukasiewicz (olivia.lukasiewicz@digitalhub.de) oder schreibt uns gerne eine Mail an events@digitalhub.de!

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