Steigere Deine Produktivität in nur 10 Schritten!

Wir alle kennen diese Täter: Ablenkung, Prokrastination und Stress. Sie rauben unsere wertvolle Zeit und tragen maßgebend zur Unproduktivität auf der Arbeit bei. Lese jetzt, wie du in zehn Schritten deine Produktivität im Arbeitsalltag effizient steigern kannst!

Warum und für wen schreibe ich diesen Beitrag?

Selbstverständlich nur für euch! 🙂
Ok, der Ausgangspunkt für die Erstellung dieses Beitrages ist es, dass mir das produktive Arbeiten an manchen Tagen schwerfällt, ich ab und zu Schreibblokaden habe, prokrastiniere und mir das Konzentrieren beziehungsweise das fokussieren auf wesentliche Dinge schwerfällt. Ein Beispiel? Ich habe zu Beginn dieses Beitrages mit der Erstellung des Titelbildes angefangen und erst danach mit der Recherche und dem texten. Richtig wäre es: Erst die Recherche, dann das Texten und am Ende das Titelbild. Nun ja, aus Fehlern lernt man. By the way: Gefällt euch das Titelbild?

Das Thema „Produktiveres Arbeiten“ mit Bezug auf Zeitmanagement ist ein recht umfangreiches Thema. Es gibt etliche Bücher, wissenschaftlich bewiesene Methoden, Tipps und Tricks. Im Laufe einer umfangreichen Recherche ist mir einiges klarer geworden und ich habe auch gewisse Methoden und Tipps beim Erstellen dieses Beitrages angewendet. Siehe da: Es hat funktioniert!

Aus diesem Grund möchte ich euch diese Tipps und Methoden in diesem Beitrag: „In zehn Schritten die Produktivität effizient steigern“ vorstellen. Natürlich soll das nicht heißen, dass diese Tipps in Stein gemeißelt sind und jeder, der diese Schritte eins zu eins befolgt mehr produktiver wird. Nein! Jeder soll für sich selber, die für ihn effektivste Methode herausfinden und umsetzen.

Die Produktivität im Mittelpunkt

Bevor es ans Eingemachte geht, möchte ich ganz kurz einige Gründe nennen, weshalb die Steigerung der Arbeitsproduktivität und die Arbeitsproduktivität an sich sehr bedeutsam sind. Studien zufolge fühlen sich produktiv arbeitende Menschen weniger gestresst. Denn durch das produktive Arbeiten werden vorliegende Aufgaben rechtzeitig erledigt und somit ein Zeitdruck vermieden. Des Weiteren erzielen produktive Menschen schnellere und bessere Ergebnisse. Resultierend daraus sind diese Menschen beruflich erfolgreicher und haben eine ausgewogenere Work-Life-Balance.

Jetzt aber, kommen die zehn Schritte für mehr Effizienz und Produktivität im beruflichen Alltag. Viel Spaß beim Lesen!

Schritt 1#: Plane und strukturiere deinen Tag!

Wenn man keinen Überblick über anstehende Aufgaben und Deadlines hat, ist es fast unmöglich produktiv zu arbeiten. Aus diesem Grund ist es wichtig festzulegen, welche Aufgaben an einem Tag auf jeden Fall zu erledigen sind, und diese gegebenenfalls nach Wichtigkeit und Dringlichkeit zu priorisieren. Somit werden auch wichtigere Dinge bevorzugt und rechtzeitig erledigt.

Es ist ratsam, sich einmal die Woche (am besten jeden Montag) die Zeit zu nehmen und die anstehende Woche zu planen und alles konkret zu strukturieren. Dafür kann man beispielsweise festhalten – entweder online oder auch handschriftlich-, welche Aufgaben an diesem Tag auf jeden Fall zu erledigen sind, was man in der Woche erreichen will und welche Aufgaben an den einzelnen Tagen unbedingt erledigt werden müssen.

Besser ist es, wenn man sich den Tag in zwei Abschnitte einteilt. Den Morgen sollte man beispielsweise dafür reservieren, kreativere Aufgaben zu erledigen. Denn am frühen Morgen ist man deutlich produktiver als im späten Nachmittag. Je weiter der Tag voranschreitet, desto weniger kann man sich konzentrieren und ist ständig geneigt abgelenkt zu werden.

Schritt 2#: Mehr Arbeitszeit = Weniger Produktivität

Man könnte meinen: Wer mehr arbeitet, ist umso mehr produktiver und schafft auch mehr. Diese Annahme ist aber falsch. Denn laut wissenschaftlichen Untersuchungen, hat jeder Mensch ein individuelles Potenzial an maximal möglicher Produktivität und kann demnach nur für einen begrenzten Zeitraum produktiv sein -danach geht es rapide bergab. Also: Je mehr du arbeitest, desto weniger produktiv und kreativ wirst du! Aus diesem Grund ist es ratsam, auf Überstunden zu verzichten und die Arbeitszeiten möglichst gering zu halten.

Europäische Länder mit kurzen Arbeitszeiten haben eine hohe Arbeitsproduktivität – und umgekehrt. -Quelle: Hans Böckler Stiftung

Schritt 3#: Sei dein eigener Zeitmanager!

Ein weiterer Schritt zur Produktivität ist das richtige Zeitmanagement. Es lohnt sich kaum, wenn man eine schicke To-do-Liste hat, aber es trotzdem nicht schafft, die bevorstehenden Aufgaben zu erledigen. Da hilft nur eins: Zeitmanagement! Ich kann dir aber leider keine „Zeitmanagement-Zauberformel“ geben, weil es die nicht gibt! Denn richtiges Zeitmanagement lernt man nicht von heute auf morgen. Zunächst gilt es erst einmal die richtigen Strategien und Methoden zu finden, die für dich persönlich am besten funktionieren. Hier hilft es nur, verschiedene Zeitmanagement Tipps und Methoden auszuprobieren und den richtigen Weg für dich zu finden.

Es gibt etliche -zum Teil auch wissenschaftlich bewiesene- Methoden, die Menschen dabei verhelfen, die Zeit sinnvoll einzusetzen, um schlussendlich produktiver arbeiten zu können. In den weiteren vier Punkten stelle ich euch vier bewiesene Zeitmanagement Methoden vor!

Schritt 4#: Pomodoro Technik

Bei dieser Zeitmanagement-Methode werden Aufgaben in 25-Minuten-Einheiten unterteilt. Zwischen den ersten vier Intervallen legt man jeweils fünf Minuten Pause ein, nach der vierten Arbeitseinheit folgt eine etwas längere Pause von 20 bis 30 Minuten. Ein Arbeitsintervall wird als „promodoro“ bezeichnet. Hilfreich zur Umsetzung dieser Methode ist es, ein Wecker beziehungsweise eine Uhr zu benutzen.

Der Hintergrund für die ständigen Pausen zwischen den einzelnen Intervallen ist es, dass wir sowohl im beruflichen als auch privaten Alltag Ablenkungen ausgesetzt sind, und es uns zunehmend schwerfällt, uns längere Zeit auf eine einzige Sache zu konzentrieren. Ein durchgehender und erfolgreicher Arbeitsprozess kommt so nicht in Gang – aber genau der ist notwendig, damit man effizient gute Ergebnisse erzielen kann. Und genau in dieser Hinsicht verspricht die Pomodoro-Methode Hilfe.

Schritt 5#: Pareto-Prinzip

Das Pareto-Prinzip gehört zu den bekanntesten Techniken für mehr Effizienz und Produktivität im beruflichen Alltag. Unter anderem wird dieses Prinzip auch folgend benannt: 80-20 Prinzip oder auch 80-20 Regel. Es besagt, dass man mit 20 Prozent Aufwand 80 Prozent der Ergebnisse erzielen kann. Wichtig ist es hierbei, dass man eine richtige Priorisierung nach der Wichtigkeit der Aufgaben macht. Somit wird alles, was entscheidend für das Ergebnis oder den Umsatz ist, rechtzeitig abgearbeitet. Alles, was nicht von zentraler Bedeutung ist, wird nicht weiterbearbeitet.

Hintergrund dieser Methode ist die Problematik, dass sich viele Menschen häufig in Details verlieren und sich mit Dingen beschäftigen, die nicht zum Erfolg führen. 80 Prozent sind häufig nur überflüssiger Aufwand. Die Ergebnisse lassen sich mit Sicherheit noch verfeinern, aber hier geht es dann nur noch um Perfektionismus.

Schritt 6#: „Getting Things Done“

Eine weitere hilfreiche Zeitmanagement Methode ist die „Getting Things Done“, kurz GTD oder GTD-Methode. Es wurde von David Allen erfunden und soll die Masse an Aufgaben reduzieren. Hierfür werden sieben verschiedene Pfeiler benötigt:

• Die To-Do-Liste: Bring Ordnung in deine Aufgaben!
• Die Not-To-Do-Liste: Keine Aufgaben von anderen übernehmen und mal „Nein“ sagen können!
• Die Projektliste: Liste deine aktuellen Projekte auf und halte den jeweiligen Stand fest!
• Eine Ideenliste: Sammle Ideen, wie du dein Arbeitsprozess optimieren kannst!
• Das Notizbuch: Zur Dokumentation deiner Ideen und Gedanken solltest du immer ein Notizbuch zur Hand haben! [kann auch digital sein]
• Der Kalender: Um den Überblick behalten zu können, solltest du regelmäßig ein Kalender benutzten!
• Die Ablage: Dateien, Unterlagen etc. sollten an einem Ort -am besten online- gesammelt werden!

Schritt 7#: Eisenhower Matrix

Kommen wir nun zu einer weiteren hilfreichen Zeitmanagement Methode. Es ist ein einfaches Grundprinzip des Zeitmanagements, das sich schnell umsetzen lässt und dir einen hervorragenden Überblick über die To Do’s bietet.

Sie ist leicht umsetzbar und doch sehr effektiv, um die To Do’s zu priorisieren. Dafür erstellt man eine Matrix aus vier Feldern, die man jeweils mit unterschiedlichen Prioritäten und Termindruck verseht. Ein Feld steht für „wichtig und dringend“, eins für „dringend, aber nicht wichtig“, das nächste für „wichtig, aber nicht dringend“ und das letzte für „weder wichtig noch dringend“. Persönlich solltest du die Aufgaben aus dem ersten Feld umsetzen, während du die anderen dringenden Aufgaben nach Möglichkeit delegieren solltest. Die wichtigen, aber nicht so dringenden kannst du dann terminieren und selbst umsetzen.

Schritt 8#: Mach regelmäßige Pausen!

Wie in Schritt #4: Pomodoro Prinzip bereits erwähnt sind regelmäßige Pausen im Arbeitsalltag -vor allem, wenn man den ganzen Tag vor dem PC sitzt- äußerst wichtig. Mit kleinen Pausen wird die effektive Arbeitszeit effizienter genutzt. Nicht nur für die Produktivität, sondern auch für die eigene Gesundheit sind regelmäßige Pausen bedeutsam. Das allerwichtigste ist jedoch die Mittagspause. Selbst wenn man keine regelmäßigen Pausen einplant, sollte man auf die Mittagspause auf keinen Fall verzichten, egal wie viel Arbeit noch auf Dich wartet.

Kaffeepause, Schlafpause oder doch Bewegungspause? Das DIGITALHUB-Team ist eindeutig für eine Bewegungspause. Denn durch tägliche Bewegung fühlt man sich fit, bleibt körperlich gesund und erhöht somit die Produktivität und fördert die Konzentration. Falls du regelmäßig, kleine Bewegungspausen im Büro machen möchtest, du aber keinen genauen Plan hast, raten wir Dir FIT MIT 5!

Die digitale Trainingsplattform FITMIT5 ist die eine Lösung für alle Arbeitnehmer*innen und Vielbeschäftigte, die mehr Bewegung und Entspannung in ihren Arbeitsalltag bringen möchten. Ob im Büro, in der Produktionsstätte oder unterwegs – die 5-minütigen Videos sind jederzeit und überall online abrufbar, lassen sich in Arbeitskleidung ausführen und passen in jeden noch so vollen Terminkalender. Der Clou: die Datenbank stellt aus über 160 Einzel-Videos individuelle Trainingseinheiten zusammen – je nachdem wie Du Dich gerade fühlst. Und genau das macht die Mini-Workouts so effektiv! Diese kurzen Pausen steigern das persönliche Wohlbefinden, die Leistungsfähigkeit und wirken gegen Müdigkeit, Rücken-, Nacken- oder Kopfschmerzen gezielt entgegen. Das DIGITALHUB-Team ist mit der Trainingsplattform FITMIT5 sehr zufrieden und nutzt diese Möglichkeit Pausen effektiv zu nutzen!

Schritt 9#: Nutze hilfreiche Tools!

Dank der fortschreitenden Digitalisierung gibt es inzwischen diverse Tools, die uns den Arbeitsalltag erleichtern und somit zur Produktivität beitragen. Hier sind einige tolle Tools aufgelistet, die du auch im beruflichen Alltag einsetzen könntest:

• Wunderlist: To-Do-Listen-App (Webversion verfügbar)
• Evernote: Sammeln, Ordnen und Finden von Notizen, Dokumenten und Fotos
• Trello: Projektmanagement-App für deutlich größere Projekte
• Ommwriter: Schreibprogramm was alle Störquellen, Editoren und den Desktop ausblendet
• Fokus at Will: Weniger Ablenkungen mit der richtigen Musik
• Weitere hilfreiche Tools für mehr Produktivität findet ihr in diesem Beitrag!

Schritt 10#: Versuche Stress zu vermeiden!

Stress ist sowohl im privaten als auch im beruflichen Alltag unvermeidbar. Damit die Arbeitsproduktivität nicht darunter leidet, sollte man versuchen durch Methoden, wie Meditation oder einem entspannten Spaziergang Stress zu vermeiden oder wenigstens zu reduzieren!

Aussagen des Autors geben nicht unbedingt die Meinung der Redaktion wieder.